Sie können ein Dokument als PDF-Datei speichern. PDF-Dateien können auf allen Plattformen angezeigt, gemeinsam genutzt und gedruckt werden, sofern auf dem Computer Adobe Acrobat, Adobe Acrobat Reader oder ein PDF-kompatibles Anzeigeprogramm installiert ist. PDF-Dateien eignen sich auch für die Verbreitung in Intranets und im Internet.
Wenn Sie Dokumente als PDF-Datei speichern, können Sie eine der PDF-Voreinstellungen wählen und so die für dieses Format typischen Einstellungen verwenden. Beim der Voreinstellung Web zum Beispiel wird die Auflösung der Bilder in der PDF-Datei für das Internet optimiert.
Sie können auch neue PDF-Voreinstellungen erstellen und Voreingestellungen bearbeiten. Die Sicherheitseinstellungen einer PDF-Datei werden nicht zusammen mit der PDF-Voreinstellung gespeichert. Weitere Informationen zu PDF-Sicherheitsoptionen finden Sie unter “Sicherheitsoptionen für PDF-Dateien festlegen.”
So speichern Sie ein Dokument als PDF-Datei
1.
Klicken Sie auf DateiAls PDF freigeben.
2.
Wählen Sie einen der folgenden Stile im Listenfeld PDF-Voreinstellung aus:
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Archivieren (CMYK) – Erstellt eine PDF/A-1b-Datei, die insbesondere zum Zwecke der Archivierung von Daten geeignet ist. Im Vergleich zu herkömmlichen PDF-Dateien, eigenen sich PDF/A-1b-Dateien besser für eine lange Aufbewahrung von Dokumenten, da dieses Format so konzipiert ist, dass die benötigten Informationen in der Datei selbst enthalten sind, uns sie auch weniger geräteabhängig sind. PDF/A-1b-Dateien enthalten eingebettete Schriften, geräteunabhängige Farbinformationen und die eigene Beschreibung als XMP-Metadaten. Bei Verwendung dieses PDF-Formats erhält die Farbechtheit auch bei Kunstlicht im Originaldokument, konvertiert jedoch alle anderen Farben, wie Graustufen oder RGB, in den CMYK-Farbmodus. Darüber hinaus enthalten in diesem Format gespeicherte Dokumente ein eingebettetes Farbprofil, über das festgelegt wird, wie CMYK-Farben auf dem Renderinggerät interpretiert werden sollen.
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Archivieren (RGB) – Erstellt ähnlich dem vorangehenden Format eine PDF/A-1b-Datei, die ebenfalls Farben unter Tageslicht und Kunstlicht beibehält. Alle anderen Farben werden in den RGB-Farbmodus konvertiert.
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Dokumentverteilung – Erstellt eine PDF-Datei, die auf einem Laser- oder Desktop-Drucker ausgegeben werden kann und sich für die allgemeine Dokumentverteilung eignet. Dieser Stil ermöglicht eine Bitmap-Komprimierung im Format JPEG und berücksichtigt Lesezeichen und Verknüpfungen.
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Druckvorstufe – Verwendet die ZIP-Bitmapkomprimierung und Schmuckfarbenoptionen, die auf das professionelle Drucken in hoher Qualität abgestimmt sind. Sie sollten die Einstellungen mit dem Service-Büro absprechen.
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Web – Erstellt eine PDF-Datei, die für den Online-Einsatz bestimmt ist, beispielsweise für die Weiterleitung über E-Mail oder die Freigabe im Internet. Dieser Stil sorgt dafür, dass die Dateien schneller angezeigt werden. Er ermöglicht die Bitmap-Komprimierung im Format JPEG und berücksichtigt Verknüpfungen.
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Bearbeitung – Verwendet die LZW-Komprimierung und berücksichtigt Verknüpfungen, Lesezeichen und Skizzen. Die PDF-Datei wird bei diesem Stil mit allen Bildern in voller Auflösung sowie mit Verknüpfungen angezeigt, so dass Sie die Datei zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten können.
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PDF/X-1a – Verwendet die ZIP-Bitmap-Komprimierung, wandelt alle Objekte in CMYK um, bettet die Druckerprofile für die Separierung ein und behält Schmuckfarbeneinstellungen bei. Dieser Stil enthält die Grundeinstellungen für die Druckvorstufe und dient als Standardformat für den Anzeigenvertrieb.
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PDF/X-3: Dieser Stil ist eine Obermenge von PDF/X-1a. Er ermöglicht sowohl CMYK- als auch Nicht-CMYK-Daten wie z. B. Lab oder Graustufe in der PDF-Datei.
3.
Wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie die Datei speichern möchten.
4.
Geben Sie im Feld Dateiname einen Namen für die Datei ein.
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Wenn Sie eine PDF-Datei zum Zeck der Archivierung erstellen möchten, und die den PDF/A-1b-Standards genügt, müssen alle Schriften in das Dokument einbettbar sein. Zeigen Sie die Vorabkontrolle für eine PDF-Datei an, um eine Überprüfung auf nicht einbettbare Schriften durchzuführen. Weitere Informationen zur Anzeige einer Vorabkontrolle finden Sie unter “So zeigen Sie die Vorabkontrolle für eine PDF-Datei an.” Ersetzen Sie ggf. alle Schriften, die Sie nicht einbetten können. Sie können auch den gesamten Text in Kurven konvertieren, indem Sie das Kontrollkästchen Allen Text als Kurven exportieren in der Registerkarte Objekte des Dialogfeldes Einstellungen für PDF-Freigabe aktivieren.
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Um zu überprüfen, ob eine Schrift eingebettet werden kann, können Sie unter Verwendung eines freien Tools wie dem Font Properties Extension Tool, das über die Microsoft-Website erhältlich ist, die Lizenzinformationen und Beschränkungen der Möglichkeit zum Einbetten anzeigen.
So speichern Sie mehrere Dokumente als eine PDF-Datei
1.
Klicken Sie auf DateiAls PDF freigeben.
2.
Klicken Sie auf Einstellungen.
3.
Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein.
4.
Aktivieren Sie die Option Dokumente.
5.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für jedes Dokument, das Sie speichern möchten.
So erstellen Sie eine PDF-Voreinstellung
1.
Klicken Sie auf DateiAls PDF freigeben.
2.
Klicken Sie auf Einstellungen.
3.
Legen Sie im Dialogfeld Einstellungen für PDF-Freigabe die gewünschten Einstellungen fest.
4.
Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein.
5.
Klicken Sie auf die Schaltfläche PDF-Voreinstellung hinzufügen neben dem Listenfeld PDF-Voreinstellung.
6.
Geben Sie im Listenfeld PDF-Voreinstellung speichern unter einen Namen für den Stil ein.
•
Wenn Sie eine PDF-Voreinstellung löschen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche PDF-Voreinstellung löschen neben dem Listenfeld PDF-Voreinstellung.
So bearbeiten Sie PDF-Voreinstellungen
1.
Klicken Sie auf DateiAls PDF freigeben.
2.
Klicken Sie auf Einstellungen.
3.
Legen Sie im Dialogfeld Einstellungen für PDF-Freigabe die gewünschten Einstellungen fest.
4.
Klicken Sie auf die Registerkarte Allgemein.
5.
Klicken Sie auf die Schaltfläche PDF-Voreinstellung hinzufügen neben dem Listenfeld PDF-Voreinstellung.
6.
Wählen Sie einen Stil aus dem Listenfeld PDF-Voreinstellung speichern unter.
•
Wenn Sie die Änderungen an Voreinstellungen speichern, werden die ursprünglichen Einstellungen überschrieben. Um dies zu vermeiden, sollten Sie die geänderten Voreinstellungen unter einem anderen Namen speichern.
Als PDF freigeben.
neben dem Listenfeld PDF-Voreinstellung.
neben dem Listenfeld PDF-Voreinstellung.